Data Automation: ejemplos y aplicaciones para negocios
Cualquier pequeña y mediana empresa (PYME) cuenta con la posibilidad de recopilar enormes volúmenes de datos de sus operaciones diarias. Sin embargo, en muchas ocasiones, no se hace o se realiza de manera errónea alterando la percepción de su negocio.
El mal uso de los datos fue la principal razón de que 16.000 casos de coronavirus se quedaran sin registrar en Reino Unido. Desde el inicio de la pandemia, los funcionarios de la Seguridad Social (NHS) británica establecieron un proceso para reunir los datos de las infecciones en hojas de cálculo CSV, que luego consolidaban en un sistema central compartido. El problema es que exportaron estos archivos con la extensión XLS de Excel, la versión antigua que Microsoft comercializó hasta 2003.
Cada documento XLS puede soportar 65.000 filas de datos, en lugar del millón de filas que el formato actual XLSX es capaz de operar. En cualquier caso, Reino Unido contabilizó en julio de este año más de 22 millones de casos de coronavirus desde que empezó la pandemia, por lo que cualquier archivo Excel hubiese sido insuficiente para apuntar todas las infecciones en una sola tabla.
Lo mismo le ha sucedido a muchas empresas en su contabilidad, malograda por errores al introducir una cifra o diseñar una fórmula. El programa Excel siempre estuvo pensado para los negocios que requerían archivar un montón de datos…, hasta que crecían y necesitaban una solución a la medida.
¿Qué es la automatización de datos?
Dependiendo del grado, los datos de cualquier empresa se pueden automatizar desde su extracción hasta su análisis y procesamiento final.
El uso de tecnologías avanzadas como la Inteligencia Artificial, Machine Learning (ML), almacenamiento en la nube, y todos los modelos basados en Business Process Automation (BPA) presentan la ventaja de optimizar tantas operaciones como sea posible en cualquier organización. Incluidos sus datos.
Data Automation en contabilidad
La gestión de deudas, créditos e impagos, las facturas, los registros contables, las transferencias, la administración de gastos, las previsiones de facturación y márgenes de beneficios, la planificación financiera… Hay una gran cantidad de procesos contables que puede automatizar de manera sencilla.
Muchas de estas operaciones manuales y repetitivas pueden automatizarse, lo que permite a los financieros disponer de tiempo adicional para un mejor análisis e interpretación de las decisiones comerciales. No es de extrañar que sea uno de los servicios más demandados en Data Automation.
Data Automation en Marketing y ventas
El uso de datos, su automatización, y análisis posterior puede ayudar a conocer mejor a nuestros consumidores o clientes. Muchas aplicaciones de software permiten incorporar un mayor grado de personalización y planificación, mediante procesos de compra automatizados para adelantarse a los pedidos.
Por ejemplo, una base de datos automatizada extraería toda la información del software ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management) de una compañía para ayudar a diseñar un modelo predictivo que integre desde los procesos de producción y distribución hasta la entrega final con el fin de optimizar toda la cadena de valor.
Data Automation en E-commerce
La integración de software CRM con el interfaz del canal de ventas online es otro ejemplo de automatización de datos. Cualquier interfaz de gestión de nuestra tienda online se puede enriquecer con toda la información disponible de productos, clientes, facturas, proveedores, o pedidos para tener una visión más global y precisa del negocio.
Data Automation en Reporting
La gestión de proyectos y su combinación con los KPI es uno de los aspectos que ocupan bastante tiempo en las empresas. Especialmente, la elaboración de informes periódicos para su seguimiento, los cuales se pueden automatizar de una manera relativamente sencilla para conocer sus principales métricas.
Ventajas de la Data Automation
Mejores decisiones
Con la automatización de los procesos de recopilación y análisis de datos, los empleados pueden acceder a información relevante sobre el mercado y la competencia, y luego tomar decisiones basadas en modelos.
Ahorro de tiempo
Un sistema completamente automatizado ahorrará horas de trabajo, lo que ayudará a mejorar la gestión de los empleados para orientarlos hacia tareas más productivas.
Reducción de costes
Como ya hemos visto, muchos de estos procesos de automatización de datos se almacenan en la nube, sustituyendo los archivos físicos por digitales, que luego se pueden integrar y compartir con mayor facilidad.
Mayor seguridad
Al digitalizar los archivos también aumenta los controles de acceso y la seguridad de las bases de datos. Este tipo de archivos también facilita la movilidad de los empleados y la posibilidad de acceder a las bases de datos de la empresa en cualquier momento y lugar.
Los nuevos modelos de negocio y aplicaciones empresariales cuentan con un abanico de soluciones New Tech, que engloba innovaciones 5.0 & CX, New Data & IA, machine learning, ciberseguridad, HR, entre algunas de las más destacadas. Grex World Congress será un espacio de encuentro y diálogo en el que se compartirán experiencias sobre estas tecnologías en IFEMA MADRID.