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Cómo Organizar un Congreso

Los congresos resultan una de las herramientas más eficaces a la hora de promocionar un sector económico, productivo y comercial. También son un instrumento de primera magnitud para el intercambio de información sobre temas concretos o para promocionar determinadas causas.

06 may 2022

Tenemos congresos acerca de nuevas tecnologías, ciencias diversas, para mostrar apoyo a ciertos colectivos o lugares que necesitan ayuda o para dar a conocer numerosos temas que se consideran relevantes. Además, la organización de un congreso genera un rédito económico allí donde se celebra, lo que hace que muchas ciudades deseen promocionarse como acogedoras de congresos y muchas empresas se hayan especializado en la organización de los mismos.

Planificación y coordinación

Organizar un congreso conlleva una serie de actividades centrales “típicas” y otras adyacentes para mejorar la experiencia de los asistentes. Para ambos tipos de actividades necesitarás personal especializado y una coordinación minuciosa entre los diversos equipos.

Además de establecer equipos para cada actividad, será necesario planificar todas las actividades del congreso.

Mantén un estricto control presupuestario

Es imprescindible para evitar que gastos innecesarios o imprevistos acaben haciendo inviable la celebración del evento o hagan imprescindible recortar inversiones en cuestiones que afecten a la calidad del mismo.

H3: Promociona el evento

Los congresos se preparan con mucha antelación y requieren una confirmación de un número mínimo de asistentes. Una promoción inteligente logrará dar a conocer el congreso y obtener asistentes. Esta masa crítica de personas interesadas ayudará a lograr patrocinadores relacionados con el sector que atañe a la temática del congreso, lo que también mejorará el presupuesto del mismo logrando ingresos.

Desarrolla un cronograma para los asistentes y otro para los empleados

Con esta herramienta informarás a los asistentes del curso del congreso y tu personal conocerá al dedillo lo que deben hacer en cada momento. Los congresos más sofisticados pueden organizar más de una actividad al mismo tiempo, dando la opción a los asistentes de personalizar la manera en la que quieren disfrutar del evento seleccionando lo que desean hacer.

Listado de contenidos

Junto con el cronograma será necesario desarrollar una serie de contenidos a tratar por los ponentes. Algunos de ellos serán tradicionales e inevitables, pero en los congresos se pretende avanzar en el conocimiento sobre la materia objeto del evento. Se busca mirar hacia el futuro del sector o el área del que se trate, por lo que conviene ser atrevido e innovar.

Listado de ponentes

Elaborar el programa de contenidos para organizar un congreso nos llevará a apostar por unos ponentes u otros. Buscaremos aquellos que no solo tengan una trayectoria reconocida en los temas a exponer, sino también aquellos que hayan demostrado facilidad de palabra y claridad expositiva. Procuraremos que nuestros ponentes se combinen bien entre sí, es decir, que tengan perfiles complementarios y diversos.

Selecciona el lugar donde llevarlo a cabo

Sin ninguna duda, junto con la temática, el sitio donde se desarrolla tu congreso será la cuestión más importante. Que sea un espacio cómodo potenciará las posibilidades de éxito. Años de experiencia acumulada demuestran que lo ideal es siempre apostar por un entorno diseñado en exclusiva para la realización de este tipo de eventos, sobre todo si cuentan con instalaciones adyacentes para que los asistentes puedan socializar también fuera de las actividades programadas. Espacios como los palacios de congresos o recintos feriales, como IFEMA MADRID, son la mejor opción y cuentan con expertos que podrán ayudarnos a organizar un congreso.

Actividades adyacentes y de recreo

Cuestiones como las ofertas de ocio para los asistentes le dan al congreso un toque de calidad. Proporcionar áreas de restauración y de recreo donde relajarse y descansar entre las ponencias o las actividades principales evitará que los asistentes al evento sientan que este es demasiado exhaustivo.

De nuevo, estas actividades adyacentes a las principales requieren un espacio capacitado y personal experto en la tarea de organizar un congreso.

Cuestiones como el catering o los souvenirs y recordatorios del congreso necesitan ser gestionadas y producidas por empresas especializadas.

En algunos congresos los organizadores contratan humoristas para que, mediante un monólogo de comedia en el que se parodien los temas a tratar en el congreso (cuando esto es posible y no resulte inadecuado), se ofrezca a los asistentes un rato de diversión.

Ponerse en manos de profesionales expertos

En el caso de que nuestra experiencia en la organización de congresos sea limitada o queramos asegurar el éxito del evento, siempre podemos acudir a profesionales en estas lides. Existen empresas y profesionales autónomos que se dedican a coordinar todo lo necesario para la organización de un congreso con independencia de cuál sea su temática.

Asimismo, algunos de los espacios que alquilan sus instalaciones para la realización de eventos ponen a disposición de sus clientes sus propios expertos en la tarea de organizar un congreso.

Esta resulta una apuesta segura que nos facilitará mucho todo el proceso, al contar ya con uno de los factores más importantes como es el espacio donde tendrá lugar el congreso. La experiencia constatada y el know how son valores que estarán de nuestra parte y nos permitirán centrarnos en aquellos detalles que no