Cómo organizar un evento

A priori, puede que organizar un evento parezca una tarea bastante complicada e inabarcable. Lo cierto es que organizar un evento no es una labor sencilla que haya que dejar para el último momento. Son muchos los factores a tener en cuenta, pero si se lleva una buena estructuración no tiene por qué ser un problema. De este modo, la clave a la hora de montar un evento es llevar una planificación. Hay que ser organizado y hacerlo con un tiempo mínimo de margen para evitar problemas de última hora.

Si tienes que organizar un evento y no sabes por dónde empezar, sigue leyendo para saber qué es lo que tienes que tener en cuenta para que no se te escape nada.

¿Qué hay que tener en cuenta para organizar un evento?

Los objetivos

Todo evento persigue un objetivo. En torno a esta meta tendrán que ir todas las decisiones que se tomen. Es fundamental tener claro el objetivo en todo momento, ya sea aumentar las ventas, mejorar el posicionamiento de la marca o promocionar el lanzamiento de un producto. Puede que tengas más de un objetivo; no importa, lo fundamental es que no te desvíes y que lo mantengas en el punto de mira durante la planificación del evento. Para materializar tu meta y facilitar la toma de decisiones, te recomendamos que establezcas objetivos más pequeños cuya consecución apoye el objetivo final.

Estos objetivos serán más a corto plazo y a través de ellos podrás verificar los resultados del evento una vez haya finalizado. Por ejemplo, si el motivo que te lleva a organizar esta celebración es mejorar el conocimiento de marca, puedes marcar metas más accesibles, como aumentar en un 2% los seguidores de Instagram.

Fija un presupuesto

El presupuesto es una parte muy importante a la hora de organizar un evento. Delimita las posibilidades de la celebración y evitará que montes castillos en el aire. Con este presupuesto exacto podrás empezar a tomar decisiones, como el lugar de la celebración o el número de invitados, de forma realista. Además, te recomendamos que vayas actualizando el presupuesto conforme vaya avanzando el proceso para evitar imprevistos y que a última hora te falte dinero para alguna cuestión importante.

Pide ayuda

Como decíamos al principio, son muchos los factores a tener en cuenta. Por ello, si el evento es de cierto calibre, lo mejor es que contrates a un equipo de organización de eventos. Así, podrás contar con la ayuda de profesionales que te guíen en todo momento y que organicen una reunión de acuerdo a tus objetivos.

En dicho equipo es importantísima la figura del project manager, que es el que hará de supervisor del resto de empleados. Además, también tendrá que haber especialistas en diseño creativo para realizar todo lo que tiene que ver con este campo, como los banners o las invitaciones. Por supuesto, no pueden faltar profesionales de marketing, que serán los que garantizarán que todas las decisiones tomadas sigan una estrategia bien encaminada.

Dónde y cuándo

El lugar y la fecha suele ser una de las primeras preguntas que las marcas quieren responder a la hora de organizar un evento. Sin embargo, primero se tendrán que resolver todas las cuestiones anteriormente planteadas. Esta es una decisión que no se debe tomar a la ligera, debes tener en cuenta el número de invitados, los medios de transporte que facilitan la llegada al sitio, el número de aseos, las posibilidades técnicas del lugar o, por supuesto, el presupuesto. Escoge un buen lugar que concuerde con tus expectativas, pero sobre todo con la realidad de tu evento. Es importante que escojas el sitio lo antes posible para no tener problemas con la disponibilidad.

Crea una marca

En este punto cobran una importancia incuestionable los profesionales de marketing del equipo de organización. Todo evento debe tener una personalidad que lo caracterice, una marca que lo identifique. Absolutamente todos los factores que conformen la reunión deben ir en la línea de la marca que se desea crear, desde el nombre hasta el logotipo, pasando por la tipografía, los colores, la decoración o el correo electrónico.

El programa

Ya tienes todo debidamente concretado, ahora es el momento de planificar el programa del evento. Tendrás que pensar en los ponentes, los diferentes talleres que habrá en el evento, los expositores e, incluso, los puestos de comida y las actividades de ocio disponibles. También es el momento de crear una lista de patrocinadores. Por último, elige las herramientas tecnológicas que servirán de apoyo para el evento.

Ahora que ya sabes cómo planificar un evento y los pasos que hay que llevar a cabo, quizás puede interesarte las opciones que te ofrece IFEMA MADRID