Cómo es la organización de un concierto

La organización de un concierto es un desafío logístico y operativo. Veamos los puntos esenciales a tener en cuenta para saber cómo organizar un concierto que cumpla con nuestras expectativas y las del público.

Empieza por el presupuesto

Aunque parezca una recomendación obvia, lo cierto es que la mayoría de conciertos que no logran salir adelante fracasan porque no se ha seguido a rajatabla esta máxima. El presupuesto que manejes decidirá tus posibilidades y el principio de prudencia contable será una buena guía a la hora de hacer las primeras cuentas. Es adecuado establecer un porcentaje de incremento sobre los gastos esperados (siempre surgen imprevistos que se transforman en costes) y ser moderado respecto a los ingresos que se puedan percibir.

Si el concierto es benéfico, se debe primero hacer una lista de quiénes acceden a colaborar sin cobrar (o, al menos, renunciando a sus beneficios aunque no renuncien a cubrir sus costes).

Debemos diferenciar entre costes fijos y variables, y lo mismo para los ingresos. Buscaremos patrocinadores que aseguren unos ingresos fijos para cubrir la mayor porción posible de los costes de la organización del concierto. Es ideal presentar un presupuesto bien estructurado tanto a los patrocinadores como a todos los colaboradores para dar imagen de seriedad y compromiso.

Logística básica para la organización de tu concierto ideal

Hay una serie de elementos esenciales para toda organización de un concierto presencial (descartamos nuevas formas de cultura y entretenimiento como los conciertos virtuales).

El lugar

Muchas veces es el primer factor a determinar para la organización de un concierto, incluso antes que los artistas. De hecho, salvo con artistas de renombre, es el lugar el que atraerá a los artistas en vez de al revés. Deberás determinar si va a ser un concierto al aire libre o bajo techo. En el primer caso, es casi seguro que lo realizarás en temporada estival o, cuando menos, en los meses cálidos del año.

Si es bajo techo, el aforo resultará esencial para determinar tus ingresos y, con ello, tu presupuesto. Por eso, muchas veces la elección del lugar se realiza al mismo tiempo que la elaboración del presupuesto.

Buscaremos un espacio que cumpla con todas las normativas de seguridad y, a poder ser, que tenga experiencia en este tipo de eventos. Es aquí donde lugares diseñados desde su nacimiento para albergar grandes eventos y reuniones de personas son siempre la mejor opción, como es el caso de IFEMA MADRID, un espacio privilegiado para disfrutar de un concierto.

Determinar el público objetivo

Debemos tener claro a quién queremos atraer, a quién nos dirigimos. Tenemos que determinar la edad de nuestro público, sus gustos musicales, las tendencias a las que se adscribe, las novedades que está deseando conocer o bien los elementos clásicos que quiere revivir, etc. Todo ello es imprescindible para la organización de un concierto que no les decepcione, que cumpla con sus expectativas y, si es posible, las supere para que sus comentarios sean nuestra mejor publicidad.

Los artistas

Puede sorprender que este factor aparezca en cuarto lugar, pero muchos conciertos se organizan con un listado inicial de artistas muy flexible del que van entrando y saliendo grupos y solistas según disponibilidad, exigencias económicas, orientación del concierto al seleccionar su público objetivo, etc. El estilo del evento y el público objetivo serán los que determinen el tipo de artistas que buscamos contratar.

Equipamiento y tecnología

Llevar el mejor sonido a los asistentes requiere una serie de equipos que deben ser instalados y manipulados por expertos. Lo mismo sucederá con los elementos de iluminación si queremos que estos tengan relevancia en la organización del concierto.

Los técnicos de sonido e iluminación necesitarán el espacio del evento con antelación suficiente para realizar la instalación y las pruebas necesarias, incluyendo los ensayos de los artistas.

Venta de entradas

Este es uno de los aspectos en los que menos convencional puede ser tu actividad, ya que hoy en día la mayoría de las entradas se venden por internet. Esto facilita una rebaja de los costes para organizadores y asistentes y mayor comodidad para ambas partes.

A tu disposición tienes muchos portales especializados en la venta de entradas que ponen sus plataformas tecnológicas al servicio de los organizadores de eventos con asistencia de público. La competencia en el sector es intensa, por lo que no será difícil encontrar la opción que se adapte mejor a tus necesidades como organizador.

Elementos complementarios

El personal de seguridad y personal médico para emergencias, todo ello según la normativa vigente y con el material adecuado, son elementos imprescindibles cuya ausencia no solo conllevará importantes sanciones a los organizadores, sino que pondrá en riesgo a los asistentes.

En caso de que el concierto cuente con zonas de restauración donde se sirvan bebidas y comidas, la provisión de estas y la contratación de personal que atienda al público también debe ser gestionada por la organización del concierto. Algunos lugares especializados en la organización de eventos, como IFEMA MADRID, ofrecen este tipo de servicios con sus precios incluidos en las diversas tarifas de alquiler del local, lo que facilitará todo el proceso de coordinación y organización del concierto.

Quizá una de las vías más cómodas para organizar con éxito tu concierto, en un lugar de referencia como es IFEMA MADRID.