Los grandes retos (que no sabías) de la Cumbre de la OTAN
No olvidaremos nunca la Cumbre de la OTAN en IFEMA MADRID, el evento internacional de gran envergadura que ha convertido a Madrid en centro del mundo durante 48 horas, ofreciendo una imagen de absoluta capacidad de organización. Como ocurrió en la COP25, IFEMA MADRID se ha encargado de todo el project management junto con sus partners y proveedores (como PRG y Servis), esta vez con más tiempo de preparación (7 meses, 20 días de montaje) pero con grandes retos, algunos de ellos derivados del momento actual, como la escasez de recursos. La organización de la cumbre nos recuerda la importancia de la colaboración (todavía más ante tantísimas partes implicadas), así como la capacidad de respuesta last minute y la flexibilidad. ¿Ha habido cambios a última hora? ¿Cuáles han sido los grandes retos y aprendizajes detrás de tal eventazo internacional?
Primero, ¿quién es quién?
El evento, como tal, le pertenece a la OTAN, pero cuando un país se hace anfitrión, dentro del Gobierno se establece la responsabilidad. En el caso de España se decide que la organización del evento se va a llevar desde Presidencia de Gobierno, y dentro de Moncloa se forma una Unidad de Coordinación. Esta unidad se ha ocupado de la organización y de la coordinación global, es decir que funcionaba como interlocutor con la OTAN y con cada uno de los múltiples actores que estaban por debajo. Te puedes imaginar cuántos implicados puede tener un evento de tal envergadura… digamos que la punta del iceberg era esta Unidad de Coordinación.
Todo esto nos lo explica Ana Carrazón, la project manager que ha liderado el proyecto por parte de IFEMA MADRID, y que tenía la relación directa con la Unidad de Coordinación (también cierto contacto con la OTAN) y que filtraba las necesidades de información y las repartía a las distintas áreas de IFEMA MADRID. Nos comenta que fue la única persona con interlocución directa con la Unidad de Coordinación, exceptuando el área de Telecomunicaciones y Ciberseguridad que, dada su relevancia, también tuvo interlocución directa.
El reto de crear y diseñar el proyecto sin demasiada concreción
Podríamos pensar que ante un evento como este se trabaja con un briefing clarísimo y con todo lujo de detalles…pues no: sobre la mesa solo había pautas genéricas. “La singularidad del evento, que hace que su coordinación y organización sea más compleja, es que los requerimientos no estaban absolutamente bien definidos”, nos cuenta Carlos Jiménez, director de operaciones, quien ha coordinado todo lo relacionado con telecomunicaciones, sistemas y parte técnica del evento.
Como ocurrió en la COP25, IFEMA MADRID y su ecosistema de partners y proveedores (como PRG y Servis) han tenido que diseñar íntegramente el proyecto: distribución, planimetría, construcción… Han orientado la forma de responder a las demandas de un evento de estas características, ante el carácter muy abierto de las especificaciones de necesidades. El proyecto se validó primero a nivel nacional con la Unidad de Coordinación; hicieron una serie de cambios y, paso a paso, se fue validando con el cliente.
Requisitos técnicos muy exigentes
A pesar de estas especificaciones generales y de la libertad a la hora de diseñar el proyecto, ciertas cuestiones sí estuviesen muy bien definidas por el cliente: cuestiones de insonorización, de intensidad lumínica y de temperatura. De cumplir este reto ante exigentes requisitos técnicos se han encargado el partnership PRG y Servis. “Nos apoyamos en nuestro equipo propio de producción (PRG y Servis) y otras ingenierías a nivel externo que nos ayudaron a encontrar las soluciones óptimas", nos cuentan estos proveedores.
Garantizar la ciberseguridad y los recursos
Lo queramos o no, esta cumbre ha tenido lugar en unas circunstancias delicadas, con un conflicto internacional en el corazón de Europa. Hoy, el contexto de ciberseguridad y también de suministro de materiales y equipamiento es mucho más complicado que en su momento lo fue para la COP25. Se vivió esta escasez de recursos y “hubo que garantizar conseguir recursos cuanto antes (madera, tarima…), incluso antes de tener un boceto del proyecto cerrado, sino igual no llegaba todo el material”, nos cuenta Ana Carrazón.
IFEMA MADRID no era el único escenario donde había que cuidar la ciberseguridad, pero al ser la sede con la mayor prestación de servicios instalados que requerían de esta supervisión, sobre su tejado recaía una gran responsabilidad y reto en esta materia. De este modo, han sido el actor que coordinaba en sus instalaciones a sus proveedores privados de ciberseguridad y aseguraba la interlocución con la unidad IT de Presidencia del Gobierno y las Fuerzas de Seguridad del Estado responsables de la Ciberseguridad de toda la Cumbre. Muchos organismos públicos han apoyado esta labor de vigilancia de la ciberseguridad, y de nuevo, destaca el trabajo en equipo.
Despliegue histórico de telecomunicaciones y producción
Además de la complejidad en materia de Ciberseguridad, la cumbre se proclama como el evento no ferial con mayor concentración de servicios de telecomunicaciones que se haya celebrado en IFEMA MADRID. Imaginad 2.600 conexiones de red, con 86 kilómetros de cableado, y más de la mitad de las 2.600 se situaban en un espacio muy concreto. Esta densidad de servicios, sumado al uso que se le iba a dar a los puntos concentrados en los puestos de trabajo del Media Centre, más el streaming de las Press Conference Rooms, llevaron a IFEMA MADRID a tener que reforzar el ancho de banda designado en exclusiva para el evento y hacerlo con más de un proveedor.
También, en la producción, según nos explican PRG y Servis, la sostenibilidad estaba presente. Por ejemplo, se emplearon soluciones modulares con vocación de reutilización. “También, a nivel logístico, más del 90% de todo lo que se ha utilizado tiene un origen local y muy cercano a la sede, lo no local ha sido muy excepcional como dos trusses circulares de 30 metros de diámetro, que hay pocos en el mundo”.
En materia de responsabilidad corporativa, desde IFEMA MADRID se donaron al Banco de Alimentos más de 700 kilos de comida excedente de los servicios de restauración prestados por EUREST Servicios Feriales. Además, 8 limoneros y 6 olivos, de entre los más de 100 árboles y plantas que decoraron la Cumbre, se cedieron a Presidencia de Gobierno para ser plantados en los jardines de la Moncloa, como un legado medioambiental de la Cumbre. También como un recuerdo permanente de la misma, han sido cedidas a Presidencia las reproducciones de dos cuadros del Reina Sofia que adornaron la zona de lideres, y ahora cuelgan en las paredes del Complejo de la Moncloa.
La seguridad general recae en la Policía Nacional
La coordinación de la seguridad, en términos generales, en un evento de este tipo recae sobre la Policía Nacional. IFEMA MADRID no ha asumido esta responsabilidad, ni la protección de las autoridades, pero como nos explican, el dispositivo de un evento de este tipo trastoca toda la dinámica diaria de cómo el venue gestiona la seguridad. “Hay muchos puntos: el Plan de Seguridad y Autoprotección del espacio se redimensiona por completo (debido en parte al montaje en sí, y a ciertas exigencias como la ciberseguridad o la protección de las autoridades), bomberos, médicos…”.
El last minute y nuevas necesidades
Según nos aseguran desde IFEMA MADRID, no ha habido muchos cambios importantes ni dramáticos, pero… “en el último mes OTAN sí afinó más el detalle, por ejemplo: qué tipo de pantallas y dónde, qué contenido hay que poner. Este tipo de detalles que eran importantes para proveedores como PRG, RTVE y Overon, los supimos con menor margen del que esperábamos”, nos explica Ana Carrazón.
En último momento, aunque nos dicen que ya lo sospechaban, surgió la necesidad de apagar la cobertura de redes móviles en ciertas zonas del evento. Algunos de los operadores de 5G, tecnología que se reforzó por primera vez para un evento en IFEMA MADRID, tuvieron que anular esa tecnología y dejar sólo la de 4G. Igualmente, en el pabellón 12 no podía existir cobertura móvil ni wifi, pero al mismo tiempo muy cerca del mismo sí era necesario su uso por parte de algunas de las Delegaciones. Se llega, según Carlos Jiménez, a un punto de control de la conexión inalámbrica extremo. “Tenemos que asegurar que en un espacio no hay señal y en otro muy cerca sí la hay, y esto es complejo. Con los operadores móviles, gracias a los contactos que tenemos, hemos podido calibrar en tiempo real la señal en cada momento y en cada lugar”.
Las claves de este proyecto
Colaboración y trabajo en equipo. Según IFEMA MADRID ha sido clave para el éxito del evento el crear un equipo de trabajo “con personas de confianza, con nuestro ecosistema de partners”. Coinciden PRG y Servis en que, ante la cumbre, con muchas complejidades a nivel de toma de decisiones, han actuado como un equipo hacia un mismo objetivo.
Comunicación y confianza con el cliente. Ana Carrazón destaca la relación de IFEMA MADRID con la Unidad de Coordinación (recuerda, la punta del iceberg). “Hemos estado muy compenetrados, con una comunicación abierta que ha hecho que todo fluyese fácilmente y se crease un ámbito de confianza”.
Capacidad de respuesta y flexibilidad. Además de los detalles que se le concretaron a IFEMA MADRID a última hora, como nos comentan PRG y Servis: “la agenda el día a día iba cambiando, ha sido necesaria una capacidad de respuesta a última hora y flexibilidad, ante estos cambios de agenda: de personas que iban a comparecer, de repente son seis a la vez y no son dos…”.
Adelantarse y crear hasta plan Z. Asumir posibles situaciones que podían suceder y ponerles por anticipado muchas capas de protección por si algo fallaba. Por ejemplo: la conexión para una videoconferencia con Zelenski, el presidente de Ucrania, que se considerada un momento crítico, tenía tres backups.
También, ser capaces de detectar necesidades y según Ana y Carlos: “hacer cosas sin que nadie lo pida; nadie nos pidió contratar más walkies, detectamos que podía hacer falta y lo hicimos”.
Al final, y a pesar del contexto de escasez de recursos y la pandemia, la labor de coordinación durante esos 7 meses, sumada a la proactividad y los Planes A, B y C, hicieron posible que IFEMA MADRID pudiese entregar a Presidencia de Gobierno y la OTAN, con 5 días de antelación a la celebración de la Cumbre, un proyecto que era el fiel reflejo de todo lo que se había prometido, ofertado y sobre el cual se había trabajado. Un montaje que el Secretario General de la OTAN calificó como “una perfecta, impecable y excelente organización…en unas instalaciones donde todo estaba disponible.”
