Cómo organizar la participación en una feria y llevar público al stand: #SIMO2017
La próxima semana, del 25 al 27 de octubre, volverá SIMO, unos días marcados en rojo para todos los que se dedican a mejorar y estar al tanto de las últimas novedades en Educación y Formación. Por supuesto, GlobalNET Solutions estará allí (stand 12E05) pero ¿cómo se ha preparado para afrontarla? ¿Cómo va a tratar de llevar el máximo de público a su espacio expositivo? A continuación, una pequeña guía para abordar con éxito la organización de una feria o de un evento.
La aventura comienza a finales del primer trimestre de 2017, cuando a la empresa del doble bumerán le llega la invitación de IFEMA para participar un año más en SIMO Educación. En ese momento, hay que plantearse por qué estar en la feria y si es factible hacerlo en las condiciones de calidad que requiere.
Un error habitual es decidir por cuestiones como “toda mi competencia expondrá allí” o “así venderé mis productos”. Desde luego, el que esté el sector al completo representado en el evento es un importante motivo pero no el que debe llevar a la organización a participar. Además, este tipo de actos son muy buenos para reforzar la imagen de la empresa, aunque rara vez suponen un incremento en las ventas durante los días que dura; otra cosa es más adelante que, si se hace bien, puede contribuir a mejorarlas.
El objetivo que fijó GlobalNET fue doble: conseguir contactos y ayudar a los asistentes a decidir la tecnología más apropiada para su centro escolar, siempre al servicio de la Educación y no al revés.
Principales partidas a presupuestar
Ya está. Otra vez la empresa se embarca en un maravilloso proyecto. Toca decidir el presupuesto que se va a asignar y desglosarlo en las partidas que lo van a recibir. Las más importantes son las siguientes: selección y alquiler del espacio, diseño y decoración del stand, mobiliario, tecnología necesaria, elección y negociación con los proveedores, acciones de comunicación y de marketing, papelería y publicidad (folletos, trípticos,...), regalos de empresa, gastos de personal (incluyen, entre otros, uniformes, agua para los días de la feria, comidas o identificaciones).
Elección del tema (claim)
Objetivos, presupuesto y partidas preparadas. Es el momento de establecer cuál va a ser la temática que dominará toda la comunicación, que debe estar alineada con las metas definidas para el propio evento pero también con las de la empresa y los productos y servicios que se desean promocionar.
Reunión ejecutiva de Dirección, Comunicación y Marketing. Tormenta de ideas. Pros y contras de cada una y, al final, surge la magia, “La magia del cambio educativo”, que es el lema elegido para este año.
Cuando ocurre, de repente, es como si todo tuviera sentido. Los organizadores empiezan a ver las múltiples opciones y se despierta la imaginación: el diseño del stand podría ser así, estaría bien incluir un photocall, qué tal contar con un mago, habrá que “vestir” a nuestra mascota EFIC con la indumentaria más apropiada, hemos de crear un storytelling para contar, ¿escribimos un libro electrónico?, ¿y si organizamos unas cañas?, ,..
Cada una de las ideas es válida pero, para su aprobación, se deben tener presentes tres aspectos: que estén dentro del presupuesto o que puedan realizarse sin coste para la empresa, que sean factibles, es decir, que traer a David Copperfield puede estar muy bien pero se antoja bastante complicado y que sirvan para conseguir los objetivos decididos.
El documento: un anillo para gobernarlos a todos
Todo ello quedará impreso en un documento, un plan que guíe a todos los trabajadores y sirva para que sepan cuál es la función de cada uno de ellos, cuándo y cómo han de realizarla. Debe reflejar los objetivos, tanto de imagen como de negocio; el concepto: en este caso, magia, cambio y educación; una estructura del relato que se quiere hacer, que, para GlobalNET, se resume en tres palabras: Impulsa, Acompaña e Innova; el diseño del stand con las partes que va a tener y qué se va a exponer en cada una de ellas (he aquí un primer borrador de trabajo); en qué van a consistir, con acciones concretas y fechas específicas, los planes de Comunicación, Marketing y Medios Sociales: notas de prensa, artículos para el blog, contacto con los medios, invitaciones (diseño y texto), regalos de empresa, folletos, trípticos, concursos y actualizaciones en redes, kit de prensa,...; las actividades y horarios de estas, con los objetivos que tenga cada una y la forma de atraer público a ellas; y la historia que se desee contar (el storytelling) y cómo: vídeos, folletos, etc.
La empresa del doble bumerán decidió el siguiente:
“De una necesidad social (aprender, evolucionar), y gracias a la magia que hacen los profesores (actitud), con el apoyo de las soluciones de GlobalNET, se produce en el niño y en el joven el descubrimiento, se genera la curiosidad y se provoca la ilusión.
GlobalNET acompaña, impulsa e innova para que los centros escolares solo tengan que preocuparse por ofrecer la mejor educación a los alumnos”;
En la parte de Comunicación y Marketing, además, se elaborará una base de datos segmentada para mandar invitaciones, información y lo que se acuerde que sean necesario poner en conocimiento de los diferentes públicos de interés.
Luego queda ponerse manos a la obra y cumplir los plazos estipulados en el documento. Listos, a la espera de que comience, un año más, SIMO Educación.