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  La conectividad: elemento imprescindible en congresos

Foto La conectividad: elemento imprescindible en congresos

Los congresos, grandes plataformas de reunión, conectan a profesionales que durante unos días exponen, conectan, se comunican sus ideas y las innovaciones del sector. Y como habrás notado, la comunicación ha cambiado y pasa por la sagrada red wifi: presentaciones, acreditaciones, ponencias, stands… y de forma más general, la comunicación entre asistentes y el hecho de que accedan a sus documentos.

Ello supone un reto en la implantación, gestión y administración del servicio ya que cada año alcanza más demanda y complejidad puesto que nuestro apetito de datos no baja. En consecuencia, el servicio de conexión y redes es un nuevo must en congresos. IFEMA ha sido consecuente con este cambio, y nos cuenta cómo ha evolucionado el servicio en sus instalaciones y ha conseguido ofrecer mejoras e innovación en cada congreso.
Para cubrir las necesidades de estos congresos gigantes, IFEMA ha ampliado el servicio de conexión basado en tecnología Cisco.
Cobertura. La contratación de conexión wifi básica es un servicio intrínseco que ofrece IFEMA, personalizado a la dimensión del congreso y al flujo de asistentes. “Ofrecemos un servicio estándar a través de una línea fija con el operador de telecomunicaciones de 1GB de ancho de banda, con un caudal estándar de 300MB y lo ampliamos a 1GB cuando se trata de un congreso importante” nos detalla Carlos Lammers, Jefe de Tecnologías de la Información de IFEMA. Para congresos con un número importante de usuarios concurrentes, se suelen contratar líneas ocasionales de hasta 1GB de ancho de banda, para separar el servicio wifi de la red cableada. ¿Y los access points? “Por defecto tenemos 260 situados en todos los pabellones y salas, aunque todo depende del número de usuarios concurrentes al congreso”, aclara Carlos.
Ampliación de servicio. IFEMA recibe congresos de 10, 15, 20.000 delegados. ¿Cómo gestionar tanta necesidad de conexión? Para cubrir las necesidades de estos congresos gigantes, IFEMA ha ampliado el servicio de conexión basado en tecnología Cisco. “Para el congreso EULAR el pasado mes de Junio, se habilitaron 135 access points de refuerzo y se aumentó el ancho de banda a dos líneas de 1GB cada una para los 112.500m2 del congreso”. Esta tecnología permite ampliar la velocidad, optimizando la experiencia del usuario, y facilitar las demandas multimedia. Además las soluciones de switching Cisco aplican políticas de acceso autorizado por lo que protegen el tráfico de la red.
Back y front office. Los servicios del back office se encargan de que todo esté bien configurado y sobretodo monitorizado: los especialistas de redes, de sistemas y seguridad, monitorizan en todo momento el uso de las redes y los sistemas, y aplican las correcciones necesarias de forma online. En contra posición, el equipo del front office se encarga de la verificación y el mantenimiento in situ de los servicios de telecomunicaciones. Son la cara visible del servicio, muy importante puesto que teniendo en cuenta la importancia del wifi para un congreso, la atención personalizada es fundamental.

Ferias. La gestión de la conexión wifi en ferias es un tema más complejo. Una feria está compuesta por un determinado número de stands, donde se pueden producir distintas emisiones de redes wifi de los propios equipos de exposición que crean su propia red wifi para sus varios participantes. Según Carlos, pueden existir importantes problemas de interferencias, fundamentalmente en la frecuencia de 2.4 GHz. En congresos es más sencillo dotar de una infraestructura wifi adecuada, ya que el área de exposición suele ser más reducida. 
Grandes congresos. El servicio que ofrece IFEMA es un gran atractivo para los grandes congresos internacionales. ¿El próximo reto? ESMO: se prevé para esta edición picos de 21.000 usuarios concurrentes, sobre 25.000 asistentes. “Es muy difícil proporcionar a todos los usuarios conectividad a la vez, aunque ya hemos llegado a 15.000 usuarios concurrentes en congresos, unos datos que hace unos años eran impensables”. ¿Cómo se controla el número de usuarios conectados? “Hay unos programas de monitorización específicos: recibimos información online del número de usuarios asociados y concurrentes sobre el tráfico, consumo de ancho de banda… Es muy importante para extraer informes y valorar si el servicio de conexión está satisfaciendo las demandas de nuestros clientes”, informa Carlos.
“Contamos con un equipo permanente, un departamento propio y específico de telecomunicaciones para cubrir nuevas demandas y seguir desarrollando la conectividad en ferias y congresos”.
Equipo. Ante nuevos servicios y retos, ¡nuevo equipo humano! “Contamos con un equipo permanente, un departamento propio y específico de telecomunicaciones para cubrir nuevas demandas y seguir desarrollando la conectividad en ferias y congresos. Además contamos con varias empresas colaboradoras, para la gestión del servicio, la instalación de cableado y las líneas de acceso”. ¿En grandes congresos? “Se conforma un equipo especial de telecomunicaciones, con técnicos especialistas in situ, para cada especialidad, aumentando el número de técnicos de mantenimiento/atención personalizada in situ”.
¿Wifi gratis? IFEMA cuenta con determinadas zonas de wifi gratuito para los visitantes de las ferias y congresos. Están situadas en Puerta Sur, Puerta Norte, Punto de Encuentro Avenida Central, Club Feria y Business Center, además del Club de Prensa. El resto del recinto dispone de cobertura “Wifi IFEMA Premium”, una modalidad de pago para expositores y visitantes, cuyas tarifas han sido revisadas a la baja para facilitar el acceso. Carlos predice que  “cara a un futuro inmediato, y cuando la infraestructura desplegada así lo permita, la idea es ir ampliando dichas zonas de acceso gratuito, sobre todo para determinadas frecuencias de acceso”.
Cable vs wifi. Dependiendo del tipo de actividad, se demanda un servicio u otro. Según Carlos, por ejemplo, “para acreditar a los congresistas, es habitual la preferencia por el servicio de cable, o para las redes de los ponentes de las salas plenarias. Para servicios críticos, el wifi puede ser inestable, verse afectado por interferencias  y es posible  que falle en algún momento, por lo que no se arriesgan y se contrata servicios por cable”.
Siguiente reto. IFEMA acaba de realizar durante este mes de julio el upgrade de su infraestructura de telecomunicaciones, cambiando todo su equipamiento de red, switches, firewalls, gestores de ancho de banda, controladoras wifi, etc. En paralelo, se ha realizado un estudio de cobertura wifi para escenarios de alta densidad, en todas las áreas del recinto. Queda la adjudicación e instalación de esta fase II que consiste en modificar el número, modelo y ubicación de puntos de acceso, donde se pasará de los 260 actuales a más de 1.000, permitiendo dar servicios wifi a un mayor número de usuarios, sin necesidad de implementar tantos puntos de acceso de refuerzo, lo que mejorará sustancialmente la calidad del servicio.

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